مسئول برگزاری مسابقه (CO) به عنوان اولین اقدام می‌بایست موارد زیر را کاملاً روشن نماید:
- نوع مسابقه
- نیروی انسانی لازم برای انجام مسابقه
- امکانات استقرار بازیکنان و عناصر برگزار کننده مسابقه
- تاریخ‌های مسابقه
- نیازهای مالی مسابقه
- مکان برگزاری و لوازم و تجهیزات مورد نیاز
پس از روشن شدن موارد فوق مسئول برگزاری آیین‌نامه مسابقات و دعوت‌نامه را تهیه می‌نماید. با توجه به سطح مسابقه (استانی، کشوری، قاره‌ای، بین‌المللی و ...) سطح شرکت کنندگان (استاد بزرگ، استاد بین‌المللی، استاد فیده، بازیکنان با درجه بندی بالا و ...) موارد در آیین‌نامه مسابقات/دعوت نامه‌ها درج خواهد شد متن کامل آیین‌نامه که مواردی از آن با توجه به سطح مسابقه قابل حذف می‌باشد به ضمیمه ارائه شده است.
پس از تعیین مکان مسابقه، مسئول برگزاری با هماهنگی سایر عوامل نسبت به انجام هماهنگی‌های لازم با سرداور مسابقه و هیئت برگزار کننده جهت انجام مراحل زیر اقدام می‌نماید:
- مراسم استقبال و استقرار بازیکنان و کادر اجرائی
- پوشش خبری مسابقه و امکانات تبلیغاتی
- تهیه ملزومات مسابقه
- انتخاب سایر عوامل اجرائی و صدور احکام مربوطه در چارچوب بودجه تعیین شده
- هماهنگی با واحد حراست به منظور انجام اقدامات مربوط به تأمین امنیت بازیکنان فضای مسابقه و صدور کارت‌های شناسائی بازیکنان
- انجام هماهنگی‌های مورد نیاز جهت اخذ اجازه ورود و ویزای بازیکنان خارجی
- پیش بینی مستقبلین و کادر راهنمای شرکت کنندگان خارجی
- برنامه‌ریزی جهت نقل و انتقال بازیکنان از مبادی ورودی به محل استقرار
- برنامه‌ریزی جهت صدور کارت شرکت در مسابقه و کنترل مشخصات بازیکنان
- برنامه‌ریزی جهت مراسم افتتاحیه و اختتامیه مسابقات و پیش‌بینی و هماهنگی اخذ پرچم و سرود رسمی کشورهای شرکت‌کننده
- مشخص نمودن شخصیت‌ها و مدعوین خاص مراسم افتتاحیه و اختتامیه و پیش بینی لازم جهت پوشش خبری این مراسم
- مسئول برگزاری مسابقه موظف است پس از تعیین سالن مسابقه و محل استقرار بازیکنان نسبت به تأمین پوشش پزشکی لازم جهت استقرار در محل استقرار و انجام بازی‌ها اقدام نموده و با بازرسی‌های مستمر از آماده بودن سالن و تجهیزات مورد نیاز انجام مسابقه مطمئن شود. بازدید نهائی از محل مسابقه و تأیید آن یک روز قبل از شروع مسابقه توسط سرداور، مسئول برگزاری و ناظر مسابقه انجام و نسبت به رفع نواقص و انجام تغییرات مورد نظر سرداور اقدام خواهد شد.
- مسئول برگزاری و مسابقه، در پایان بازی ها نسبت به تسویه حساب با عوامل اجرائی و صدور گواهی انجام کار آنان اقدام می‌نماید.
- مسئول برگزاری مسابقه اقدامات لازم جهت بازگردانیدن و رفع نواقص امکاناتی که جهت انجام مسابقه به امانت گرفته شده‌اند اقدام خواهد نمود.
- مسئول برگزاری مسابقه به عنوان آخرین اقدام گزارش کلی مسابقات را تهیه و از طریق هیئت استان به فدراسیون ارسال می‌نماید. طی این گزارش جهت عواملی که به طور غیر مستقیم در برگزاری مسابقه سهیم بوده‌اند تقاضای تقدیر و تشویق خواهد شد.
کتابچه راهنما و قوانین در سایت فیده و ترجمه قوانین شطرنج فیده